Gode råd til udbud af håndværkerydelser

Udbudsretlige opmærksomhedspunkter ved udbud af håndværkerydelser

✔ Den samlede ydelse skal konkurrenceudsættes

Som følge af KONE-kendelsen er det nødvendigt at man sikrer, at den fulde opgave udliciteres og konkurrenceudsættes. Det vil derfor som udgangspunkt være essentielt, at samtlige dele af den opgave håndværkerydelserne vedrører bliver inddraget i udbuddet, herunder bl.a. det sortiment som skal leveres som en del af håndværkerydelserne.

✔ Der må som udgangspunkt ikke henvises til konkrete og bestemte fabrikater/mærker. 

Udbudslovens § 42 omhandler et forbud mod direkte henvisning til bestemte produkter som udbydes af en bestemt leverandør. Dette af hensyn til konkurrencen, og at undgå farvorisering af bestemte produkter. Konkret betyder det at man som udgangspunkt ikke kan henvise til, at det skal være et bestemt produkt/fabrikat der skal leveres, da dette vil medføre en favorisering af en eventuel leverandør af disse produkter.

I særlige tilfælde kan man dog godt henvise til et specifikt produkt, hvis det ikke er muligt at lave en tilstrækkelig nøjagtig og forståelig beskrivelse af produktet. I disse tilfælde kan man f.eks. anvende en formulering der ikke udelukker brug af andre produkter, via en formulering der inddrager eksempelvis ”tilsvarende” eller ''lignende''.

Man skal således være varsom i forbindelse med angivelsen af, hvilket sortiment man ønsker der skal afgives bud på.

✔ Udbudbudsform, bestilling og kaskademodel

I forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet, bør man overveje hvordan opgaver udbydes på rammeaftalen. Der skelnes her mellem opgaver via direkte tildeling og miniudbud. Det er vigtigt at man er skarp på hvornår noget indkøbes på rammeaftalen som det ene eller det andet.

Det er derudover en god idé, at have et konkret bestillingssystem og præsentere en fremgangsmåde for hvordan man i praksis køber ind på rammeaftalen. F.eks. via mail, indkøbssystem eller lignende. Fremgangsmåden for fakturering er ligeledes en god ide at få defineret og beskrevet.

Sidst skal man forholde sig til hvor mange leverandører der ønskes på rammeaftalen og i hvilket format de rangeres og fordeles ift. de opgaver der købes på rammen. Her bør man overveje ens behov og hvad der er nødvendigt for den konkrete rammeaftale og ydelse.

Praktiske opmærksomhedspunkter

✔ Reaktionstider, akutte opgaver og ekstraarbejde

Det er vigtigt at man gør sig nogle tanker omkring hvor hurtigt man ønsker ens leverandører på en rammeaftale skal kunne reagere ift. at håndtere en konkret opgave. Det er i denne sammenhæng en god idé at have flere typer af reaktionstider, alt efter hvor akut opgaven er. Det er vigtigt at være opmærksom på, at fleksibilitet og korte reaktionstider i denne sammenhæng er et fordyrende led.

Akutte opgaver opstår ofte inden for håndværkerydelser og derfor er det vigtigt at definere for den enkelte ydelse hvornår noget er ''Akut''. Derudover er det vigtigt at få prissat et evt. udkaldstillæg, f.eks. hvis der er tale om bestillinger med kort varsel, uden for arbejdstid eller i weekender og på helligdage.

Ekstraarbejde forekommer ofte i forbindelse med opgaver inden for håndværkerydelser og det er væsentligt, at have tænkt en løsning herfor ind i sin kontrakt. Det samme gælder for prisskred på sortimentet og andre forhold som kan opstå.

✔ Før, under og efter arbejdets udførelse

En god måde at gå til den generelle kravspecificering af håndværkerydelser er bl.a. ved at beskrive hvad leverandøren som minimum forventes at gøre før, under og efter et arbejde er udført.

Dette kan f.eks. være at melde sin ankomst før opgavestart, afdække området og tage højde for eventuelle sikkerhedsforanstaltninger under arbejdet og melde arbejdet færdigt og aflevere pladsen ryddet efter arbejdet er fuldført.

Der er mange opmærksomhedspunkter der er væsentlige i denne forbindelse.

✔ Underleverandører, mangler og kvalitet

Det er ved de fleste serviceydelser oftest et opmærksomhedspunkt, at sikrer sig rammerne for i hvilket omfang og under hvilke regler der kan anvendes underleverandører til en opgave. Det samme gælder for håndværkerydelser.

Der kan opstå mangler og forsinkelse i forbindelse med håndværkerydelser som med så mange andre typer af opgaver. Det der dog er væsentligt er at nogle typer af mangler ved serviceydelser som håndværkerydelser afhænger meget af hvilken kvalitet der er aftalt.

Det er vigtigt at henvise til nogle eventuelle standarder, tolerancer, kutymer eller konkrete beskrivelser for den kvalitet der forventes leveret. Derudover er det væsentligt at man får beskrevet hvilke konkrete ydelser der kan bestilles og rammerne for hvad der kan høre under den specifikke rammeaftale og hvad der falder udenfor.

Har man uddybende spørgsmål til ovenstående, så kontakt os endelig!